Gemeente Noordwijk

 

Financiële verordening 2008 gemeente Noordwijk 

30 oktober 2008 

 

 

Besluit van de raad van de gemeente Noordwijk van 30 oktober 2008 (De Zeekant van .. november 2008) 

 

De raad der gemeente Noordwijk, 

 

gelezen de voordracht van het college van burgemeester en wethouders dd. 17 juli 2008, inzake vaststelling verordening ex art. 212 GW 

 

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, 

 

BESLUIT: 

 

vast te stellen de navolgende: 

 

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Noordwijk (Financiële verordening 2008 gemeente Noordwijk) 

 

Hoofdstuk 1.        Inleidende bepalingen

 

Artikel 1.        Definities

Voor de gehanteerde begrippen in deze verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de wet Fido, het besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten. 

Voorts wordt in deze verordening verstaan onder: 

a. afdeling 

iedere eenheid binnen de organisatie van de gemeente Noordwijk die als zodanig in het Organisatiebesluit van de gemeente is aangewezen. 

b. administratie 

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Noordwijk en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. 

c. cluster 

een onderdeel van een (begrotings- of rekening)programma, bestaande uit een (samenstel van een aantal samenhangende) product(en) van de productenbegroting / -rekening. 

d. autorisatieniveau 

het niveau waarop de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders machtigt om voor een bepaald jaar verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen voor een bepaald doel. 

 

Hoofdstuk 2.        Begroting en verantwoording

 

Artikel 2.        Planning- & controlcyclus

Voor de aanvang van een begrotingsjaar biedt het college van burgemeester en wethouders de raad ter kennisname een planning aan met daarin de data voor de aanbieding / vaststelling van de kadernota, de tussentijdse rapportages, de begroting met investeringsplan en meerjarenbegroting, en de jaarstukken.  

 

 

Artikel 3.        Kaders begroting

1.        De gemeenteraad stelt, volgens de planning bedoeld in artikel 2, een document vast         waarin de beleidskaders voor de volgende begrotingsjaren binnen de lopende         raadsperiode zijn beschreven: de Kadernota. Daarbij wordt door het college van         burgemeester en wethouders een prognose gevoegd van de baten en lasten,         samenhangende met deze kaders.

2.        Waar meerjarige onderhoudsplannen door de raad zijn vastgesteld, worden die als         basis gehanteerd voor de ramingen van onderhoudsbudgetten in de         ontwerpbegroting.

 

Artikel 4.        Programma-indeling

1.        De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode de programma-indeling van         de begroting en de jaarstukken vast.

2.        De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode –op basis van de door het         college van burgemeester en wethouders aan de programma’s toegewezen         producten– de onderverdeling van de programma’s in clusters vast.

3.        De raad stelt –op voorstel van het college van burgemeester en wethouders– per         programma relevante indicatoren vast voor het meten van de gemeentelijke productie         van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk         beleid, en voor het afleggen van verantwoording daarover.

 

Artikel 5.        Inrichting begroting en jaarstukken

1.        Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de geraamde lasten en baten         per cluster weergegeven. Bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s         de gerealiseerde lasten en baten per cluster weergegeven.

2.        Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt een overzicht van         nieuw voorgenomen investeringen voor een periode van vier jaren weergegeven: het         Investeringsplan.

3.        In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde         kredieten weergegeven.

 

Artikel 6.        Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

1.        De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten van         binnen de programma’s benoemde clusters.

2.        Bij de begrotingsbehandeling biedt het college van burgemeester en wethouders de         raad tevens het investeringsplan voor de komende vier begrotingsjaren aan, met het         voorstel om met dit plan in te stemmen. Voor elk voornemen wordt op een later tijdstip         een afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet aan de raad         aangeboden.

3.        Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college van         burgemeester en wethouders voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde         budgetten en investeringskredieten en zonodig voor bijstelling van het beleid.

4.        Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn         opgenomen legt het college van burgemeester en wethouders vooraf aan het         aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het         vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

 

Artikel 7.        Tussentijdse rapportages

1.        Op de tijdstippen als bedoeld in de planning in artikel 2 informeert het college van         burgemeester en wethouders de raad door middel van tussentijdse rapportages         (genoemd de Voorjaarsnota en de Najaarsnota) over de realisatie van de begroting in         de voorliggende maanden van  het lopende boekjaar.

2.        De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en (zonodig) de         bijstelling van het beleid en (zonodig) een overzicht met de bijgestelde ramingen van:

        a.        de baten en lasten per cluster binnen elk programma

        b.        de algemene dekkingsmiddelen

        c.        het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a. en b.

        d.        de (voorgenomen) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves per                         programma

        e.        het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c. en d.

                alsmede de realisatie en de raming van de uitputting van de                                 investeringskredieten.

3.        In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen         van de baten en lasten van clusters binnen elk programma en van         investeringskredieten toegelicht. Daarbij zijn de bepalingen in de         budgethoudersregeling van toepassing.

4.        In de Voorjaarsnota worden –ter vaststelling door de gemeenteraad– de         uitgangspunten voor het opstellen van de ontwerp(meerjaren-)begroting voor de         volgende jaren beschreven.

5.        Indien nodig biedt het college van burgemeester en wethouders in december van elk         kalenderjaar de raad een nota aan (genoemd de decembernota), waarin wordt         voorgesteld om voor de afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en         lasten een begrotingswijziging vast te stellen.

 

 

Artikel 8.        Informatieplicht

Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad vooraf over een voornemen om nieuwe meerjarige verplichtingen aan te gaan waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000 

 

Hoofdstuk 3.        Financieel beleid

 

Artikel 9.        Waardering & afschrijving vaste activa

1.        Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden         niet geactiveerd, en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2.        Activa met economisch nut en een nader –door het college van burgemeester en         wethouders– te bepalen verkrijgingsprijs worden niet geactiveerd, uitgezonderd         gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd; er wordt niet         op afgeschreven.

3.        Het college van burgemeester en wethouders stelt in een afzonderlijke nota regels         vast voor te hanteren afschrijvingspercentages voor materiële vaste activa met         economisch nut.

4.        Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden,         onder aftrek van bijdragen van derden, ten laste van de exploitatie gebracht. Indien         hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over         de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad te bepalen         tijdsduur.

 

Artikel 10.        Voorziening voor oninbare vorderingen

1.        Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen, rechten en heffingen wordt         een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch         percentage van oninbaarheid.

2.        Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op         basis van een beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen, ouder         dan 3 maanden.

 

Artikel 11.        Reserves en voorzieningen

1.        Jaarlijks, gelijktijdig met de in artikel 3 genoemde Kadernota, biedt het college van         burgemeester en wethouders de raad een (bijgestelde) nota reserves en         voorzieningen aan. Met het vaststellen van de nota bepaalt de raad de kaders voor de         vorming van reserves en voorzieningen. De nota behandelt:

        a.        de vorming en besteding van reserves

        b.        de vorming en besteding van voorzieningen

        c.        de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen

2.        Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een         investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

        a.        het specifieke doel van de reserve

        b.        de voeding van de reserve

        c.        de maximale hoogte van de reserve

        d.        de maximale looptijd van de investering / de reserve

3.        Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de         aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, doet het college         van burgemeester en wetyhouders een voorstel aan de raad om de         bestemmingsreserve vrij te laten vallen en aan de algemene reserve toe te voegen.

 

Artikel 12.        Kostprijsberekening

1.        Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van werken, leveringen en diensten en         bij de bepaling van tarieven voor rechten wordt een systeem van kostentoerekening         gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die         indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente         verleende diensten.

2.        Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van         voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de         kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten         en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3.        De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald op het bij de         begroting vastgestelde rentepercentage.

 

Artikel 13.        Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

1.        Het college van burgemeester en wethouders doet de raad jaarlijks een voorstel voor         de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rechten, heffingen en         leges.

2.        Het college van burgemeester en wethouders biedt de raad eens in de 4 jaar ter         vaststelling een nota aan met betrekking tot de kaders voor de prijzen voor de verhuur         en verkoop van onroerende goederen en voor de prijzen van overige gemeentelijke         diensten, leveringen en werken.

3.        De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen c.q. het wijzigen van bestaande         prijzen worden ter kennisname aan de raad aangeboden.

 

Artikel 14.        Financieringsfunctie

1.        Het college van burgemeester en wethouders draagt bij de uitoefening van de         financieringsfunctie zorg voor:

        a.        het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van                 overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders         van de begroting te kunnen uitvoeren

        b.        het beheersen van de aan de financieringsfunctie verbonden rente-, koers- en         kredietrisico’s

        c.        het zoveel mogelijk beperken van de kosten van geldleningen en het bereiken         van voldoende rendement op uitzettingen

        d.        het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het         beheren van de geldstromen en financiële posities

2.        Het college van burgemeester en wethouders stelt regels op ter uitvoering van de         financieringsfunctie en legt deze regels vast in een treasurystatuut. Het college van         burgemeester en wethouders zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

 

Hoofdstuk 4.        Financieel beheer en Interne controle

 

Artikel 15.        Administratie

        De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

        a.        het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke         organisatie als geheel en in de afdelingen;

        b.        het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van         activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen,         schulden, contracten, e.d.;

        c.        het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en         investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

        d.        het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de         gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten         van het gemeentelijk beleid;

        e.        het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en         de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen,         de begroting en relevante wet- en regelgeving;

f.        de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende         informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de         doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de         begroting en relevante wet- en regelgeving.

 

Artikel 16.        Interne controle

Het college van burgemeester en wethouders zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college van burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel. 

 

Artikel 17.        Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, en legt deze regels vast. 

 

Hoofdstuk 5.        Financiële organisatie

 

Artikel 18.        Financiële organisatie

Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor: 

a.        een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige         toewijzing van gemeentelijke taken aan de afdelingen;

b.        een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en         verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de         betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is         gewaarborgd;

c.        de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten         laste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

d.        de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de         bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e.        de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor         beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang         van de activiteiten en uitputting van middelen;

f.        de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan         producten van de productenraming en de productenrealisatie.

        en legt dit vast.

 

Artikel 19.        Inkoop en aanbesteding

Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor interne regels voor de inkoop en voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten, en legt deze regels vast. 

 

Artikel 20.        Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor interne regels voor de toekenning van subsidies en de steunverlening aan ondernemingen en instellingen, en legt deze regels vast. 

 

Hoofdstuk 6.        Slotbepalingen

 

Artikel 21.        Intrekken oude verordening

De “Financiële verordening 2004 gemeente Noordwijk�, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 oktober 2003, wordt ingetrokken. 

 

Artikel 22.        Inwerkingtreding

1.        Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2008.

2.        De stukken voor dit begrotingsjaar en latere jaren, voor zover ze zijn opgemaakt en         vastgesteld vóór de inwerkingtreding van deze verordening, worden geacht te         voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

 

Artikel 23.        Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2008 gemeente Noordwijk�. 

 

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 oktober 2008. 

 

 

, voorzitter.                                        , griffier.